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2021考研档案管理学是档案学专业考试的重要内容，虽然考研档案学专业考研难度相对较低，但理论知识较多，考生在备考档案管理学的过程中需要掌握一定的方法与技巧，避免盲目的死记硬背，下面是本期北京文都考研课代表与考生分享的河北大学2021考研档案管理学的相关内容，供考生参考。

第二章档案的系统整理

第三节、全宗内档案的分类

一、分类的意义

档案实体分类：(1)整体上类集：根据档案的时间、来源、内容等属性把它们整理成有条理的系统。(2)

具体文件归类：根据档案的内容、作者等特点将文件归到特定的分类体系中。

区分全宗广义上也是一种分类，我们将全宗内档案的分类，就是按档案的来源、时间、内容以及形式上的异同，用科学的方法分类，将其组成特定的有机体系，有条理地反映立档单位的历史变化。意义体现在：

(1)是实体档案进行科学管理的重要方法。全宗的档案是有机整体，仅以全宗为单位来整理档案不够。需将一个全宗内的档案分成若干个类别，体现各个单位之间的联系，有秩序地按类别予以排列。

(2)是档案系统整理工作的重要环节。经过区分全宗后的档案，内有大量、互有联系的文件。分类后才能有条理地反映立档单位的历史面貌，分类为档案的提供利用提供了有力条件。

(3)分类为档案的管理和利用提供了便利条件。

二、分类的基本要求

1、从档案的形成特点和规律出发采用分类的方法，保持档案间的历史联系，要尊重形成规律，符合档案形成的实际条件。

2、分类要注意档案的思想性、科学性、统一性、排斥性和伸缩性。

(1)思想性：指政治思想方向，一些档案有阶级性，分类坚持变动规律和历史唯物主义，目的是反映立档单位的历史面貌。

(2)科学性：指分类要按档案的形成关系和内在联系进行，分出的类别要符合立档单位档案的实际情况从一般到特殊，从简单到复杂，从低级到高级，从抽象到具体。

(3)统一性：要做到分类标准统一，做法一致。

(4)排斥性：在同级分类当中，地位相等的内容上互相排斥。

(5)伸缩性：在类别设计上，项目设置要有限制，要有概括性，可伸可缩。

3、分类要注意实用性和便于保管和利用

三、常用的全宗内档案分类方法(一般方法：P145-146)

(一)组织机构分类法：按立档单位内部组织机构把全宗内的文件分为各个类别。

1、优点

是最常用的一种方法，优点：(1)符合全宗档案形成的特点和规律，较好地保持全宗内档案间的历史联系，能较好反映立档单位的历史面貌。按组织机构分类法完全符合档案形成的实际情况。(2)有问题分类法的主要优点，机关内部设立的各个组织机构，是按分工来主管机关某一方面的业务，机构形成的档案就是某一问题的档案，使相同的问题相对集中。(3)方法简便，分类准确，便于掌握，利于实际工作的开展与进行。(4)与我国文书处理部门立卷归档制度相吻合。是比较科学合理的分类方法。

2、组织机构分类法的适用条件

(1)单位内部设有组织机构。(2)组织机构比较稳定。(3)机关各组织机构职能要明确，文件能够按各自的机构分开。(4)全宗内档案齐全，若全宗内档案不全，就要选择恰当的分类方法。

3、应注意的几个问题

(1)分类要分到哪一层，由立档单位的实际情况等多方面因素决定，文件能够分开就可以。(2)文件的归类问题，哪个机构承办就归到哪个机构。

(二)问题分类法(事由分类法)：把全宗内的档案按文件的说明和反映的问题分类。

1、优缺点

优点：(1)保持文件在内容方面的历史联系。文件是机关在自身工作生产活动中为解决问题而产生的，它能够较好反映问题。(2)能突出地反映机关的中心工作和主要活动，反映机关的活动面貌。(3)使相同性质的文件集中，便于查找利用。

缺点：档案全宗内容包罗万象，判断全宗内的档案是何类别，容易掺杂较多的人为因素，导致分类不准确。

2、适用条件

(1)机关小，人员少，没内部组织机构。(2)内部组织机构不稳定。(3)组织机构分工不明确，职责常有变动。(4)全宗档案采用组织机构分类后，若每一类的档案数量还是比较多，那下一层次的分类就可用问题分类法，将二者结合使用。

3应注意的几个问题

(1)类与项的设置与立档单位的实际情况相吻合。(2)设置要合乎逻辑，层次要清楚，用词恰当。类与项是平行关系，注意简称的应用。(3)设置总类：先设置总类、总项，即第一类、第一项。第一类综合类，第一项应设合项。(4)按文件的主要内容归类，文件记述和反映的问题在标题上都能体现。

(三)年度分类法：按形成和处理文件日期所属的年度分类。

1、主要优点

(1)符合档案按时间形成的特点和规律，保持文件在形成时间方面的历史联系，反映立档单位逐年工作的变化，大体上反映了机关活动的历史面貌。(2)便于按时间的角度查找利用档案，与我们推行的归档制度相吻合。(3)普遍地结合其他分类方法，分层联用，界限分明。两种例外情况：一立档单位存在时间短，二是全宗内档案被打乱年度或已按其他分类方法分类。

2、准确判断档案所属的年度

文件形成时间和记述内容是一致的。特殊文件：若文件出现跨年度，就要分析实际情况归入最合适的年度。

要对这两类文件妥善处理：一是文件有不同年度的日期，二是文件没标日期。

一份文件有多个日期，就要根据文件特点确定主要日期，归入相应的年度类别。内部文件和一般发文以写成日期为依据，来往文书收文以手稿日期为依据，法律、法令、条例等法规性文件以批准日期或生效日期为依据，指示、命令等该类文件以签署日期为依据，计划、总结、预算、决算、统计报表等以内容针对的年度为依据，跨年度计划归入开始的那一年，跨年度的总结归入最后一年度。若文件没标明日期，就要对文件进行考证，根据文件的内容、材料、格式、字体以及文件上的各种标记来确定相对准确的日期。有立档单位的工作是专门年度，自然年度与专门年度相结合，两种文件分别分类，交叉设类。

四、复式结构分类方法(联合分类法)的选择与分类方法的编制实际工作中几种分类方法结合使用。

(一)年度组织机构分类法

先按年度分类，再在年度下面按组织机构分类。适用于立档单位内部组织机构相对稳定，每年归档的案卷一次性上架不需留空。缺点，按年度分割，前后联系不紧密。

(二)组织机构年度法

先按组织机构分类，再按年度分类，若按年度分文件较多，再按问题分类。适用于：单位内部机较稳定的全宗，多用于撤销机关的档案，用于现行机关时排架则需留空。

(三)年度问题分类法

先按年度分类，在年度下按问题分类。适用于单位内部机构变动大且复杂，或是机构之间分工不明确，在不适用于按年度组织机构分类时而采用该方法，适用于现行机关的小单位。

(四)问题年度分类法

先按的问题分，在问题下按年度分类。不适用于：现行机关档案分类，在整理历史档案或撤销机关档案时采用。

注意：实际分类中，在保存全宗内档案历史联系的前提下，按实际具体情况灵活采用合适的分类方法。采用复式结构分类法时：要掌握全宗内档案分类统一性原则，同级分类只能采用一种分类方法，不宜层次太多。

对全宗内档案具体分类时，应选择最符合实际的分类大纲。分类大纲是各个类目名称，表示全宗内档案分类体系的一个纲要。制定步骤：(1)调查研究，了解立档单位的职责和工作范围，提出初步方案，确定要设定的大类，对类目范围和归类方法说明.(2)根据初步方案进行归类，根据实际分类过程中出现的问题修正和补充。(3)确定类项名称和顺序。

五机关内党、政、工、团档案的分类

(1)把机关内党、政、工、团各级组织形式的档案全部集中在一起，然后分别设立党、工、团类(党群类)。

当然也有些小的单位就设有党工团类，以下再设类、目，我们把这方种法称为相对集中做法。

(2)把机关内党、工、团组织的档案一分为二，分开整理。一是机关一级的党工团形成的档案分别单独设类，二是下属党工团所形成的档案分别与同级行政组织的档案归在一起，作为一个统一的类来整理，我们把这种做法称为相对分散做法。至于采用何种做法则需根据档案的实际情况来进行选择。

六、人物全宗内档案的分类

(1)第一，立档单位的生平、个人自传、传记材料、履历、身份证明、学历证明、奖状、奖章、证书等，还应包括遗嘱。

(2)第二，创造性的材料，手稿、乐谱、画作、著作手稿及日记、笔记、记事簿、回忆录、译稿等。

(3)第三，反映立档单位公共活动和社会活动的文件，出席重要会议的记录、发言底稿、提纲、聘书、参与签名的声明、通电等.(4)第四，个人书信。

(5)第五，财产状况和经济活动的文件，包括动产与不动产的契约、票据、账簿等。

(6)第六，评价材料，别人收集与撰写的有关立档单位的材料。

(7)第七，亲属材料，指直系亲属说明立档单位的材料。

(8)第八，音像、图书材料，包括录音、录像、图片、画册等。

(9)第九，立档单位本人收集的材料。

(10)最后是其他材料。

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